Quanto costa una posizione scoperta (il conto dei giorni)

Una posizione scoperta ha un prezzo per ogni giorno che passa. Non compare in nessuna fattura, quindi non lo mette a bilancio nessuno, e intanto continua a correre.

C'è un articolo, su questo blog, che conta quanto costa cercare personale: le ore tra annunci, curriculum e colloqui, tradotte in euro. Questo pezzo conta l'altra metà, quella che non si vede: cosa succede al locale nei giorni in cui quel posto resta vuoto.

In sintesi, se hai due minuti.

• Un mese con una posizione scoperta costa intorno ai duemila euro in un locale medio. Sono circa 70 euro al giorno, e una sera di punta da sola ne vale 185.

• Il conto si fa con tre voci che non compaiono in nessuna fattura: gli straordinari di chi copre il turno, i tavoli a cui rinunci nelle sere piene, le ore del titolare passate in servizio invece che sulla gestione.

• Dei 29 giorni che passano in mediana tra annuncio e assunzione, solo i primi sette servono ad avere una rosa di candidati. Il resto sono colloqui, prove in servizio e decisione.

• Il metro per scegliere come cercare non è quanto costa il servizio, è quanti giorni di scopertura toglie. A 19,90 euro al giorno, un giorno risparmiato ne ripaga più di tre.

Un mese scoperto: i numeri

Partiamo dai dati della nostra piattaforma, ultimi dodici mesi.

Una ricerca di personale resta aperta in mediana 24 giorni prima di chiudersi. Guardando le assunzioni confermate, dalla pubblicazione dell'annuncio alla firma passano in mediana 29 giorni, con un quarto dei casi oltre le sei settimane.

Un avvertimento su come si leggono: dentro quei 29 giorni c'è tutto, compresi i colloqui, le prove in servizio e il tempo che serve al titolare per scegliere. La ricerca dei candidati, da sola, occupa una frazione molto più piccola. Torniamo su questo punto alla fine, perché è lì che si decide quanto dura davvero una scopertura.

I ruoli più cercati stanno tutti nella stessa fascia:

• Cameriere: 27 giorni di ricerca in mediana

• Cuoco capo partita: 26 giorni

• Chef de rang: 26 giorni

• Aiuto cuoco: 25 giorni

• Pizzaiolo: 22 giorni

Attenzione a un dettaglio: questi sono i tempi di ricerche in cui i candidati arrivano fin dai primi giorni. Chi cerca da solo, con un annuncio sui social e il passaparola, parte spesso con una o due settimane a vuoto prima ancora di vedere il primo curriculum. Il mese scoperto, in quel caso, diventa facilmente un mese e mezzo.

Dove finiscono i soldi in quei 29 giorni

Il costo di una posizione scoperta si nasconde in quattro posti.

1. Gli straordinari di chi copre il buco. Il turno non sparisce: se manca un cameriere, gli altri fanno più ore, o le fa il titolare. Ore pagate (o non pagate, che è peggio) a persone già stanche, con il rischio errori che cresce a fine servizio.

2. Le ore del titolare valgono più di un turno. Quando il titolare entra in turno per coprire, il locale risparmia uno stipendio e perde un gestore. Fornitori, menu, controllo dei costi, prenotazioni dei gruppi: tutto quello che fa crescere il locale resta fermo. È il costo più invisibile di tutti, perché in busta paga non compare.

3. Il servizio rallenta, e il cliente lo sente. Con una persona in meno si allungano le attese, si semplifica l'offerta, si rifiuta qualche tavolo nelle serate piene. Sono ricavi che non vedrai mai su un estratto conto, perché non sono mai entrati.

4. La brigata si logora. Un mese di turni coperti in emergenza consuma le persone che sono rimaste. E una persona consumata inizia a guardarsi intorno: la posizione scoperta di oggi è il preavviso di quella di domani. Ne abbiamo scritto in Trenta curriculum e nessuno giusto: quando la ricerca parte male, il problema si ripresenta.

Il conto, con i tuoi numeri

Facciamo un esempio con numeri tondi, dichiarati: mettici i tuoi e il conto è fatto.

Un locale resta senza un cameriere per 29 giorni, di cui 20 di apertura effettiva. Ipotesi:

• Straordinari: 3 ore extra al giorno distribuite sul resto della squadra, a 15 euro l'ora di costo aziendale. Fanno 45 euro al giorno, 900 euro sul periodo.

• Tavoli rifiutati: 2 tavoli a sera nelle 8 serate di punta del mese, scontrino medio 70 euro a tavolo. Fanno 1.120 euro di ricavi mancati.

• Ore del titolare: 4 ore al giorno in turno invece che sulla gestione, per 20 giorni. Anche a valorizzarle come un turno qualsiasi, sono 80 ore. Se le usi per il locale, valgono di più.

Totale prudente: circa 2.000 euro, senza contare il logorio della squadra e senza aver ancora speso un euro per la ricerca vera e propria. Il costo orario aziendale preciso lo trovi chiedendolo al tuo consulente del lavoro; lo scontrino medio lo conosci meglio di chiunque altro. Se vuoi rifare il conto sul tuo locale, la formula del costo di un giorno scoperto è questa.

La variabile che comanda: quanto in fretta arrivano candidati validi

Se ogni giorno scoperto costa, la leva più forte è accorciare i giorni. E i giorni si accorciano in un punto preciso del processo: l'arrivo dei primi candidati validi.

È il tratto dove il fai-da-te perde di più: l'annuncio pubblicato sui social può restare settimane senza risposte, e le poche che arrivano vanno scremate una a una. Sulla nostra piattaforma il primo candidato raccomandato dalla preselezione arriva in mediana entro un giorno dalla pubblicazione, e una rosa di cinque candidati si completa in mediana in 7 giorni. Da lì in poi il tempo dipende da te: sentire le persone, fare i colloqui, scegliere.

Ed è qui che il conto si ribalta. Nell'esempio di prima il mese scoperto costa intorno ai 2.000 euro, cioè circa 70 euro per ogni giorno che passa. Tenere l'offerta online sulla nostra piattaforma costa 19,90 euro al giorno, tre volte e mezzo meno. Detto altrimenti: ogni giorno di scopertura che si accorcia ne ripaga più di tre di servizio.

Il ragionamento vale per qualunque strada tu scelga, anche senza di noi. Quando valuti come cercare, la domanda utile non è “quanto mi costa”, è “quanti giorni di locale scoperto mi toglie”. Quello è il metro con cui pesare qualsiasi preventivo, il nostro compreso.

Se vuoi vedere come funziona la ricerca con Restworld, pubblichi l'offerta in 5 minuti e i primi candidati selezionati arrivano in pochi giorni. E se sei in piena stagione con un buco in squadra da ieri, qui trovi la guida per trovare una persona in più in piena stagione.

Domande frequenti

Quanto tempo serve per assumere una persona nella ristorazione? Sui dati della piattaforma Restworld degli ultimi dodici mesi, dalla pubblicazione dell'offerta all'assunzione confermata passano in mediana 29 giorni, colloqui e decisione del ristoratore compresi. La fase di ricerca dei candidati è molto più corta: la prima rosa di cinque profili selezionati si completa in mediana in 7 giorni.

Quanto costa una posizione scoperta in un ristorante? Dipende dal ruolo e dal locale, ma la stima si fa con tre voci: straordinari di chi copre i turni, ricavi persi per il servizio ridotto, ore che il titolare passa in turno invece che sulla gestione. Nell'esempio di questo articolo, un mese senza un cameriere costa circa 2.000 euro.

Come si riduce il tempo di una ricerca di personale? La leva principale è la velocità con cui arrivano i primi candidati validi: è lì che si perdono le settimane, non nei colloqui. Un annuncio efficace, una preselezione che scarta i profili non pertinenti e risposte rapide ai candidati accorciano ogni fase successiva. Conviene misurare il risultato in giorni di scopertura risparmiati, perché ogni giorno ha un costo.