Ti arriva una candidatura spontanea: come si valuta in due minuti

Sono le sedici e trenta, hai appena finito di sistemare la sala. Arriva la notifica: una persona si è proposta al tuo locale. Non stai cercando nessuno. Guardi il nome, pensi "vediamo dopo", e quel dopo si perde fra la cena e la settimana successiva.

Negli ultimi sei mesi sono arrivate 7.601 candidature spontanee ai ristoranti che usano Restworld. La maggior parte di quelle candidature ha ricevuto la stessa non-risposta.

È un peccato per una ragione che si vede solo col tempo. In una candidatura a un annuncio la persona sta rispondendo a una tua richiesta, e quindi si sta candidando anche ad altri quattro annunci nello stesso pomeriggio. In una spontanea ha guardato il tuo locale, ha deciso che le interessa e si è fatta avanti senza sapere se stavi cercando. È l’unico canale in cui qualcuno sceglie te per primo.

Questo non vuol dire che ogni spontanea sia buona. Vuol dire che merita i due minuti che servono a capirlo.

Le tre domande, in questo ordine

Il metodo che segue serve a valutare senza aprire una selezione. Sono tre domande, e l’ordine conta: la prima elimina più candidature delle altre due messe insieme, quindi si fa per prima.

1. Può davvero venire a lavorare qui, negli orari in cui serve?

Nella ristorazione questa domanda batte tutto il resto del curriculum. Un turno che finisce a mezzanotte e mezza cancella chiunque debba prendere l’ultimo autobus, per quanto brava sia. Un doppio turno con lo spezzato in mezzo cancella chi abita a quaranta minuti, perché quel pomeriggio non lo passerà mai a casa.

Guarda da dove arriva e con cosa si sposta prima di guardare dove ha lavorato. Se la distanza non regge, il resto non serve, e ti sei risparmiato il secondo minuto.

Con un’eccezione che vale la pena tenersi: se la persona ti incuriosisce lo stesso, chiediglielo invece di darlo per scontato. Un messaggio di due righe ("ho visto che abiti a Chieri, per i nostri orari te la senti?") ribalta la situazione più spesso di quanto immagini. Magari sta già cercando casa più vicino, magari il curriculum è vecchio di un anno e nel frattempo si è comprata l’auto, magari ha un turno solo in mente e per quello la distanza le va benissimo. La mappa dice dove abitava quando ha scritto il curriculum, non cosa è disposta a fare per lavorare da te.

2. Ha già lavorato in un posto che assomiglia al tuo?

Non conta il nome del locale, conta il tipo di servizio. Chi viene da un bistrot da quaranta coperti con menù corto e chi viene da un banqueting da trecento persone fanno due mestieri diversi anche se sul curriculum c’è scritto la stessa parola.

Le cose che dicono davvero qualcosa sono tre: i coperti per servizio, il tipo di cucina e se il locale era stagionale o aperto tutto l’anno. Una persona che ha retto un sabato sera nel tuo stesso formato sa già cosa la aspetta da te.

3. Sta cercando adesso o si sta guardando intorno?

Sono due situazioni diverse e cambiano quello che devi fare, non se la persona vale.

Chi sta cercando adesso ha bisogno di una risposta in pochi giorni, e se aspetti la settimana prossima l’hai persa. Chi lavora già e si guarda intorno non ha fretta: quella persona la puoi chiamare fra due mesi, quando ti serve davvero, e spesso sarà ancora disponibile a parlarne.

Nella pratica lo capisci da un dettaglio: chi si è mosso di fretta scrive nel pomeriggio libero, chi si sta guardando intorno scrive a mezzanotte passata, dopo il suo servizio.

Se le prime due rispondono sì, chiama

Anche se non hai posizioni aperte. Anche se non ti serve nessuno per due mesi.

Una telefonata di cinque minuti a una persona che vive vicino e ha già fatto il tuo tipo di servizio è l’investimento con il ritorno più alto che puoi fare in un pomeriggio morto. Non stai facendo un colloquio, stai mettendo un nome nella tua rubrica prima che serva.

Il momento in cui ti servirà è sempre lo stesso: qualcuno che si licenzia il giovedì per il weekend, una persona che si ammala a inizio stagione. In quel momento non hai il tempo di aprire una ricerca, e chi ha già parlato con te una volta risponde al telefono.

Chi assume bene nella ristorazione non è chi cerca meglio quando ha un buco. È chi il buco lo aveva previsto.

Quando la risposta è no, dillo

Due righe, dieci secondi. "Grazie di esserti proposto, in questo momento non stiamo cercando. Se ti va ti richiamiamo quando si apre qualcosa."

Vale la pena per una ragione pratica, prima ancora che per educazione. Il nostro è un settore piccolo e chi lavora in sala e in cucina si parla molto più di quanto i titolari immaginino. La reputazione di un locale come posto dove lavorare si costruisce anche così, in un messaggio che non ti costa niente, e si rovina nello stesso modo.

C’è poi una cosa che si dimentica quasi sempre, e che nella ristorazione conta il doppio. Chi ti ha scritto abita vicino, esce a mangiare, e ha appena dimostrato di avere un’opinione sul tuo locale. Il no che gli mandi oggi decide da che parte starà quella persona quando qualcuno le chiederà dove si mangia bene in zona. Un no detto con rispetto, magari con una battuta, lascia qualcuno che parla bene di te e che tra un mese può entrare dalla porta come cliente. Una non risposta lascia qualcuno che ha provato a farsi avanti e non ha ricevuto niente, e quella sensazione se la ricorda molto più a lungo di quanto valga il tuo silenzio.

Il paradosso è che ci vogliono dieci secondi per trasformare un candidato che non ti serve in una persona che ti consiglia.

C’è anche il caso opposto, quello che vale davvero: se la persona ti interessa ma il momento è sbagliato, dirlo apre una porta. "Adesso siamo al completo, ma il tuo profilo mi interessa: posso risentirti a settembre?" trasforma un no in un appuntamento. Quasi nessuno lo fa, e chi lo fa a settembre ha una persona da chiamare.

Come si tiene da parte una candidatura senza perderla

Il metodo peggiore è quello che usano quasi tutti: lasciarla dov’è, convinti di ricordarsene. Fra due mesi non ricorderai il nome, e cercarla fra le notifiche vecchie costa più tempo di quanto tu ne abbia.

Su Restworld le candidature spontanee hanno una sezione loro, separata da quelle che arrivano sugli annunci, e funziona così a grandi linee.

Arrivano da due strade: la pagina Vetrina del locale, quella che puoi condividere sui social, e il codice QR che puoi stampare e attaccare in bacheca o sulla porta. Se la sezione è vuota, quasi sempre è perché la vetrina non è ancora girata da nessuna parte.

Non passano dalla nostra preselezione. Le candidature agli annunci le leggiamo noi prima di proporti una rosa. Le spontanee no: quelle arrivano dritte a te, così come le ha scritte la persona. È il motivo per cui su queste serve un metodo tuo, ed è il motivo per cui esiste questa guida.

Scartare non vuol dire cancellare. Quando una candidatura non ti serve la scarti e sparisce dalla lista, ma resta lì: spuntando "mostra candidati scartati" torna visibile e la puoi recuperare. Questo cambia il modo di lavorarci: puoi ripulire la lista senza la paura di buttare via qualcuno, perché fra tre mesi, quando ti si libera un turno, il nome è ancora recuperabile.

Le trovi per nome, e se gestisci più locali puoi filtrare per locale, così non ti ritrovi i candidati di Torino mischiati a quelli di Chieri.

Quello che il sistema non può metterti dentro è il pezzo che serve di più: il motivo per cui l’avevi tenuta. Quello scrivitelo da qualche parte, anche in due parole. Fra due mesi il curriculum non ti dirà niente, mentre "abita a dieci minuti, viene da un locale come il nostro, cerca part-time" ti dice tutto in tre secondi.

Domande frequenti

Vale la pena rispondere a una candidatura spontanea se non sto cercando nessuno? Sì, e ti costa due righe. Il no detto subito ti fa una reputazione di locale serio in un settore dove la voce gira, e il no accompagnato da un "posso risentirti fra qualche mese" ti mette in mano un contatto per il giorno in cui ti servirà davvero.

Come faccio a capire se una persona è affidabile da un curriculum? Dal curriculum da solo non lo capisci, e nessuno ci riesce. Quello che puoi leggere sono i segnali di compatibilità pratica: distanza, orari, tipo di locale in cui ha lavorato, durata delle esperienze precedenti. L’affidabilità si vede alla prima chiamata e soprattutto alla prova.

Le candidature spontanee sono peggiori di quelle che rispondono a un annuncio? Sono diverse. Chi risponde a un annuncio si sta candidando anche altrove nello stesso momento, chi si propone spontaneamente ha guardato il tuo locale e ha scelto te. La qualità media varia, l’interesse verso il tuo locale specifico è più alto.

Quanto tempo devo tenere da parte una candidatura? Tre o quattro mesi sono ragionevoli per una persona che stava già lavorando altrove, meno per chi era in cerca attiva, perché nel frattempo avrà trovato. Passata la stagione, meglio richiamare e verificare invece di dare per scontato che sia ancora disponibile.

Devo fare un colloquio vero a chi si propone spontaneamente? Non subito. La prima chiamata serve solo a verificare le tre cose di questa guida e a mettere una voce sul nome. Il colloquio vero lo farai quando avrai una posizione aperta, e a quel punto partirai da una persona che ti conosce già.