Candidate experience: perché rispondere a tutti i candidati

C’è un numero che non troverai in nessun report, ma che chi cerca lavoro nella ristorazione conosce a memoria: la percentuale di candidature che ricevono come risposta il silenzio.

Abbiamo scritto un articolo sul ghosting nei colloqui dal punto di vista di chi lo subisce; questo è il pezzo speculare, per chi assume. Perché il silenzio sembra gratis, e invece è tra le pratiche più costose del recruiting.

Chi cerca lavoro tiene più porte aperte, ed è normale che sia così. Ma nel momento in cui percepisce disorganizzazione, superficialità o mancanza di rispetto, semplicemente va altrove: una risposta frettolosa, o del tutto assente, è il modo più rapido che ci sia per perdere i profili migliori, quelli che le alternative le hanno davvero.

E c’è un principio che nel libro Oltre il Menù ripetiamo spesso: il colloquio comincia molto prima del colloquio. Ogni messaggio fa parte del processo di selezione e, in quel processo, non vengono valutati solo i candidati. Vieni valutato anche tu.

Le tre regole della risposta

La risposta a una candidatura deve avere, sempre, tre caratteristiche:

1. Arriva in fretta: al massimo entro ventiquattr’ore.

2. È personalizzata: il nome, un riferimento reale alla candidatura, mai un copia-incolla e basta.

3. Spiega i prossimi passi: colloquio, eventuale prova, quando arriverà l’esito.

C’è un dettaglio che conosce solo chi ha lavorato in sala e in cucina: conta quanto in fretta rispondi, e conta altrettanto quando e come.

Chi cerca lavoro nella ristorazione quasi sempre sta già lavorando, e il telefono lo guarda fuori servizio. Un WhatsApp mandato tra le 9 e le 11:30, o tra le 15 e le 17, viene letto; una telefonata a freddo in orario di pranzo squilla a vuoto e sembra l’ennesimo numero sconosciuto.

Quindi scrivi invece di chiamare, e scrivi negli orari in cui possono leggerti: presentati, di’ dove hai visto la candidatura, e chiudi con il prossimo passo chiaro. È la differenza tra una conversazione che parte e un buon profilo che si perde.

E come si fa a reggere tutto questo anche nei periodi in cui arrivano cinquanta candidature? Con dei template base per i tre casi tipici, da riadattare ogni volta. Nel libro li pubblichiamo pronti all’uso.

I tre template

Al candidato interessante (da incontrare):

Ciao [nome], grazie per il tuo messaggio! Siamo felici di aver ricevuto la tua candidatura e ci piacerebbe conoscerti meglio. Possiamo sentirci nei prossimi giorni per un breve colloquio conoscitivo? Il nostro locale si chiama [nome del locale] e si trova in [indirizzo]. Fammi sapere se sei disponibile. A presto!

Al candidato non idoneo ora, ma interessante (da tenere in contatto):

Ciao [nome], grazie per averci scritto e per aver pensato a noi. Al momento non stiamo chiudendo una selezione per questo ruolo, ma il tuo profilo ci è piaciuto e lo teniamo volentieri in considerazione per le prossime opportunità. Conserveremo il tuo CV e, se dovesse aprirsi la posizione giusta, sarai tra i primi a essere ricontattato. Grazie ancora per l’interesse!

Al candidato non idoneo (il rifiuto rispettoso):

Ciao [nome], grazie per il tempo che ci hai dedicato. Abbiamo valutato con attenzione la tua candidatura, ma per questa ricerca specifica abbiamo deciso di proseguire con un altro profilo più in linea con quello che ci serve ora. Abbiamo comunque apprezzato molto la tua disponibilità. Ti auguriamo il meglio per i tuoi prossimi passi.

Semplice, chiaro, cortese. Sembra banale, eppure prendersi il tempo di rispondere bene a ciascuno riduce drasticamente rinunce e no show, migliora la reputazione del locale e trasmette professionalità fin dal primo contatto.

In un settore dove tutti si conoscono, il modo in cui tratti chi si candida passa di bocca in bocca tra colleghi.

L’esperienza continua al colloquio

La candidate experience non finisce con la risposta. Anche il colloquio è un pezzo dell’esperienza: andare ad accogliere la persona quando arriva, farla accomodare a un tavolino luminoso, offrirle un caffè.

Piccoli gesti che raccontano l’attenzione del locale più di qualsiasi discorso, e che trasformano un esame in un incontro tra due persone che si stanno scegliendo.

E c’è un dovere di trasparenza che spetta a te, non al candidato: parlare di orari, contratto, gestione delle mance, riposi e ferie senza aspettare la domanda. Per timore o insicurezza, molti candidati non chiederanno mai; e usciranno dal colloquio con il tarlo, e con la sensazione che il locale non sia stato del tutto trasparente.

Il metodo completo, con le domande giuste e la griglia di valutazione, lo trovi nell’articolo sul colloquio.

Ultima regola, la più importante: l’esito si comunica sempre, a tutti, anche quando è un no. Il silenzio, dopo un colloquio, è la versione peggiore del ghosting, perché la persona ha investito tempo e speranza.

Un no detto con rispetto lascia un buon ricordo: il cameriere che scarti oggi può essere il caposala che cercherai tra due anni, o il cliente di domani sera.

Domande frequenti

Cos’è la candidate experience? L’esperienza complessiva che una persona vive quando si candida da te: dal momento in cui risponde all’annuncio, passando per il colloquio, fino alla comunicazione dell’esito. È il primo capitolo del rapporto di lavoro e, per chi non viene assunto, è l’unico: decide che cosa racconterà di te.

Devo davvero rispondere a tutti, anche con cinquanta candidature? Sì, ed è proprio per questo che esistono i template: con tre modelli pronti da personalizzare, rispondere a tutti richiede pochi minuti, non ore. In alternativa, ci sono piattaforme specializzate che gestiscono per te le risposte e la prima scrematura.

Come riduco i no show ai colloqui? Con un processo curato: risposta entro 24 ore, conferma con luogo e orario chiari, un promemoria il giorno prima e la spiegazione di cosa aspettarsi. I no show crollano quando il candidato percepisce serietà: si ghosta chi si percepisce come ghostabile.

Cosa scrivo a un candidato che scarto? Ringrazia per il tempo, di’ con onestà che la scelta è caduta su un profilo più in linea con la ricerca attuale e chiudi con un augurio sincero. Senza finti motivi e senza promesse vuote: il template del rifiuto rispettoso esiste proprio per questo.

Questo articolo fa parte della guida completa alla gestione del personale nel ristorante. E se nel tuo locale manca una persona, Restworld fa ricerca e selezione specializzata nella ristorazione: candidati verificati del settore, senza vincoli.